Een machtiging wordt voor een bepaalde tijd uitgegeven en dient na deze periode vernieuwd te worden. Het kan op dat moment ook noodzakelijk zijn om nieuwe brieven van volmacht te verstrekken.
Na vernieuwing is de machtiging 5 jaar geldig.
Let op: Een machtiging kan alleen vernieuwd worden als deze is verlopen. Zorg dat u eventuele handelingen met eHerkenning (zoals aangifte doen bij de Belastingdienst) daarom tijdig uitvoert.
Wanneer een machtiging is verlopen ontvangt u van ons een e-mail met de te nemen stappen. Deze zijn als volgt:
- Log in via uw PC op https://my.digidentity.eu/
- Klik op de tab 'Services';
- Klik op 'Ga verder' bij het eHerkenning product in kwestie
- Het systeem maakt nu een nieuwe machtiging aan.
Een machtiging kan op twee manieren worden vernieuwd, via opnieuw aanleveren van een brief of meerdere brieven van volmacht (Punt 1) of via goedkeuring door de bedrijfsbeheerder (Punt 2). Bent u zelf bedrijfsbeheerder? Kijk dan bij punt 3.
1. Via brief of brieven van volmacht
Indien uw bedrijf geen bedrijfsbeheerder heeft aangesteld dient u aan de slag te gaan met één of meerdere brieven van volmacht. De brieven dienen aangeleverd te worden door de tekenbevoegde vermeldt op de brief. Meer informatie omtrent het aanleveren van een brief vindt u hier: Hoe upload ik een brief?Nadat de brieven zijn aangeleverd is de machtiging weer 5 jaar geldig.
2. Via de bedrijfsbeheerder
Indien uw bedrijf een bedrijfsbeheerder heeft aangesteld kan deze eenvoudig de machtiging goedkeuren. Wanneer u de eerdere stappen heeft uitgevoerd krijgt u te zien dat het machtigingsverzoek is aangeboden aan de bedrijfsbeheerder.Let op voor U: U dient eerst de stappen zoals bovenaan op deze pagina uit te voeren. Doet u dat niet, dan kan de bedrijfsbeheerder de machtiging niet goedkeuren.
Let op voor de bedrijfsbeheerder: Trek niet de bestaande machtiging in. Dit zorgt ervoor dat de gekoppelde aankoop kapot gaat.
Wanneer de stappen correct zijn uitgevoerd kan de bedrijfsbeheerder de machtiging als volgt goedkeuren.:
- Log in via uw PC op Self Service Portal
- Klik op het bedrijf
- Klik op de tab 'Gebruikers'
- Klik op de gebruiker in kwestie;
- Klik op de knop 'Keur goed';
Na goedkeuring door een bedrijfsbeheerder is de machtiging 5 jaar geldig.
3. Ik ben zelf bedrijfsbeheerder
Als u zelf bedrijfsbeheerder bent, kunt u uw eigen machtiging niet goedkeuren. U krijgt wél de melding dat uw verzoek in afwachting is van de bedrijfsbeheerder.
Klik bij deze melding onderin beeld op de optie 'Download brieven' om een nieuw dossier aan te maken. U hoeft niet nogmaals te betalen.
De meest efficiënte manier om uw machtiging te vernieuwen als bedrijfsbeheerder is om tijdig een tweede bedrijfsbeheerders aan te stellen binnen uw bedrijf of organisatie. Deze bedrijfsbeheerder kan de machtiging vernieuwen van de andere bedrijfsbeheerder. In dit proces kunt u als bedrijfsbeheerder dezelfde stappen volgen als beschreven bij punt 2.
Het verlengen van een machtiging is gratis. Voor meer informatie omtrent de verschillende onderdelen van een eHerkenning registratie kunt u het volgende artikel lezen: Uit welke onderdelen bestaat een eHerkenning registratie?